Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych obywateli Ukrainy w związku z nadaniem numeru PESEL oraz prowadzeniem przez ministra właściwego ds. informatyzacji rejestru obywateli Ukrainy

Mimo że Ukraina leży poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG) i nie stosuje się w niej Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO), wobec każdej osoby, która przekracza granicę polską, stosowane są polskie i europejskie przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.
Zapoznaj się z klauzulą informacyjną, w której znajdziesz informację o tym, jakie dane osobowe obywateli Ukrainy będą przetwarzane w związku z nadaniem numeru PESEL oraz zarejestrowaniem w rejestrze obywateli Ukrainy (podstawa prawna: Ustawa o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa).

Czym jest numer PESEL
To jedenastocyfrowy symbol numeryczny, który jednoznacznie identyfikuje osobę fizyczną. Numer PESEL zawiera:
•    datę urodzenia,
•    numer porządkowy,
•    oznaczenie płci
•    liczbę kontrolną.
Numer ten identyfikuje osobę fizyczną np. w systemach informatycznych: ochrony zdrowia, ubezpieczeniowych i oświatowych.

Czym jest rejestr obywateli Ukrainy
Jest to rejestr prowadzony przez ministra właściwego ds. informatyzacji. Zarejestrowani są w nim obywatele Ukrainy:
•    którzy wjechali na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej bezpośrednio z terytorium Ukrainy w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi na terytorium drugiego z tych państw,
•    którym nadano numer PESEL na ich wniosek.
Kim jest administrator danych
Administratorami są:
1.    Gmina Miejska Słupca reprezentowana przez Burmistrza Miasta, mająca siedzibę w Słupcy (62-400) przy ul. Kazimierza Pułaskiego 21 – w zakresie rejestracji danych w rejestrze PESEL
2.    Minister Cyfryzacji, z siedzibą w Warszawie (00-583) przy Al. Ujazdowskie 1/3:
•    odpowiada za nadawanie numeru PESEL oraz utrzymanie i rozwój rejestru PESEL,
•    prowadzi rejestr obywateli Ukrainy, którym nadano numer PESEL.
3.    Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, z siedzibą w Warszawie (02-591) przy ul Stefana Batorego 5 – odpowiada za kształtowanie jednolitych zasad postępowania w kraju w ramach ewidencji ludności.
Kontakt z administratorem
Z administratorem – wójtem, burmistrzem lub prezydentem miasta możesz się skontaktować pisemnie na adres siedziby administratora.
Z administratorem – Ministrem Cyfryzacji możesz się skontaktować:
•    mailowo na adres: sekretariat.dzs@mc.gov.pl,
•    pisemnie na adres siedziby administratora: Al. Ujazdowskie 1/3, 00-583 Warszawa,
•    na adres korespondencyjny: ul. Królewska 27, 00-060 Warszawa.
Z administratorem – Ministrem Spraw Wewnętrznych i Administracji można się skontaktować:
•    mailowo na adres: iod@mswia.gov.pl,
•    przez formularz kontaktowy,
•    pisemnie na adres siedziby administratora: ul Stefana Batorego 5, 02-591 Warszawa.
Kontakt z inspektorem ochrony danych
1.    Administrator – Burmistrz Miasta reprezentujący administratora Gminę Miejską Słupca wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować poprzez e-mail: iod@miasto.slupca.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.
2.    Administrator – Minister Cyfryzacji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym możesz się kontaktować we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych:
•    pisemnie na adres: ul. Królewska 27, 00-060 Warszawa,
•    mailowo na adres: iod@mc.gov.pl.
3.    Administrator – Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym możesz się skontaktować:
•    pisemnie na adres: ul Stefana Batorego 5, 02-591 Warszawa,
•    mailowo na adres: iod@mswia.gov.pl.
Z każdym z wymienionych inspektorów ochrony danych możesz się kontaktować we wszystkich sprawach, które dotyczą przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych, które pozostają w jego zakresie działania.
Cel przetwarzania i podstawa prawna
Celem przetwarzania danych przez wójta, burmistrza lub prezydenta miasta jest:
•    wprowadzenie twoich danych do rejestru PESEL,
•    udostępnianie ich w ramach tego rejestru.
Celem przetwarzania danych przez Ministra Cyfryzacji jest:
•    utrzymanie i rozwój rejestru PESEL,
•    prowadzenie rejestru obywateli Ukrainy, którym nadano numer PESEL,
•    udostępnianie danych w ramach tego rejestru.
Celem przetwarzania danych przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji jest:
•    sprawowanie nadzoru nad prowadzeniem ewidencji ludności na terenie Rzeczypospolitej Polskiej.
Podstawa prawna: obowiązek prawny ciążący na administratorze w związku z przepisem szczególnym ustawy.

Odbiorcy danych
Odbiorcami danych zgromadzonych w rejestrze PESEL są:
1.    Centralny Ośrodek Informatyki – na podstawie powierzenia przez Ministra Cyfryzacji;
2.    Podmioty:
•    służby; organy administracji publicznej; sądy i prokuratura; komornicy sądowi; państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne oraz inne podmioty – w zakresie niezbędnym do realizacji zadań publicznych;
•    osoby i jednostki organizacyjne, jeżeli wykażą w tym interes prawny;
•    osoby i jednostki organizacyjne, jeżeli wykażą w tym interes faktyczny w otrzymaniu danych, pod warunkiem uzyskania twojej zgody;
•    jednostki organizacyjne, w celach badawczych, statystycznych, badania opinii publicznej, jeżeli dane po wykorzystaniu zostaną przez te jednostki tak zmienione, że nie będzie możliwe ustalenie tożsamości osób, których dane dotyczą;
•    osoby i jednostki organizacyjne, jeżeli wykażą, że dane posłużą do weryfikacji danych adresowych i/albo zgonu;
•    podmioty odpowiedzialne za system identyfikacji elektronicznej oraz wydające środki identyfikacji elektronicznej w systemie identyfikacji elektronicznej ‒ w celu wydania środka identyfikacji elektronicznej (czyli narzędzia, którym możesz potwierdzić swoją tożsamość w Internecie);
•    kwalifikowani dostawcy usług zaufania, świadczący kwalifikowane usługi podpisu elektronicznego wpisani do rejestru.

Dane powyższym podmiotom udostępniają:
•    wójt, burmistrz lub prezydent miasta,
•    Minister Cyfryzacji,
•    Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji,
zgodnie z ich właściwością.
Dane osobowe zgromadzone w rejestrze obywateli Ukrainy udostępniane są:
•    Policji,
•    Straży Granicznej,  
•    Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego,  
•    Agencji Wywiadu,  
•    Służbie Kontrwywiadu Wojskowego,  
•    Służbie Wywiadu Wojskowego,  
•    Centralnemu Biuru Antykorupcyjnemu,
•    Służbie Ochrony Państwa,
•    Urzędowi do spraw Cudzoziemców,
•    ministrowi właściwemu do spraw pracy,
•    ministrowi właściwemu do spraw rodziny,
•    Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych,
•    organowi właściwemu w sprawie świadczeń rodzinnych.

Jak długo będą przechowywane dane
Dane z rejestru PESEL, jak i z rejestru obywateli Ukrainy, nie będą usuwane.
Jakie masz prawa
Przysługuje ci prawo do:
•    dostępu do twoich danych oraz danych osób, nad którymi sprawujesz opiekę prawną (np. dzieci),
•    żądania ich sprostowania.

Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Źródło pochodzenia danych osobowych
Dane do rejestru PESEL wprowadza organ gminy.
Dane do rejestru obywateli Ukrainy wprowadza organ gminy.

Obowiązek podania danych
Podanie danych jest obowiązkiem, który wynika z ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa.